ในหน้านี้
ทำไมต้องเริ่ม
ลองถามในองค์กรของคุณดูว่า เรามีโน้ตบุ๊กกี่เครื่อง เครื่องไหนหมดประกันเดือนหน้า พนักงานที่ลาออกไปเมื่อเดือนก่อนคืนเครื่องแล้วหรือยัง ถ้าคำตอบคือ "ต้องเปิด Excel สามไฟล์แล้วโทรถามบัญชี" คุณไม่ได้อยู่คนเดียว สิ่งที่เรามักเห็นในลาวคือ เครื่องซื้อมาหลายทาง (ซื้อในเวียงจันทน์ สั่งจากไทย โครงการนำมาให้) ใบรับประกันอยู่ในลิ้นชัก และเครื่องที่สาขาต่างแขวงไม่มีใครนับมานานแล้ว
การบริหารสินทรัพย์ไอที (ITAM) ไม่ใช่โครงการใหญ่ แต่เป็นนิสัย คือ ลงทะเบียนเมื่อเครื่องเข้ามา อัปเดตเมื่อย้าย ปิดรายการเมื่อออกไป
เก็บข้อมูลอะไรบ้าง
เริ่มเล็ก ๆ ช่องข้อมูลที่ไม่มีใครอัปเดตแย่กว่าไม่มี
| ช่องข้อมูล | เหตุผล |
|---|---|
| เลขสินทรัพย์ (asset tag) | คีย์หลัก ติดป้ายที่ตัวเครื่อง |
| ประเภท ยี่ห้อ รุ่น serial number | ใช้เคลมประกันและสั่งอะไหล่ |
| ผู้ใช้และแผนก / สาขา | รู้ว่าเครื่องอยู่ที่ไหนและใครรับผิดชอบ |
| วันที่ซื้อและผู้ขาย | คำนวณอายุเครื่องและค่าเสื่อม |
| วันหมดประกันและเงื่อนไข | เป็นประกันสากล ประกันไทย หรือประกันร้าน |
| สถานะ | ใช้งาน ในสต็อก ซ่อม ปลดระวาง |
เรื่องประกัน: เครื่องที่ซื้อจากไทยบางรุ่นเป็น Thai-model ที่ประกันใช้ได้เฉพาะในไทย ให้บันทึกไว้ตั้งแต่วันรับเครื่อง ไม่อย่างนั้นคุณจะรู้ในวันที่เมนบอร์ดเสีย
ติดป้าย
ใช้ป้าย QR หรือบาร์โค้ดที่ทนทาน (ป้ายโพลีเอสเตอร์หรือป้ายที่ลอกแล้วเห็นร่องรอย) ติดตำแหน่งเดียวกันทุกเครื่อง เช่น ใต้โน้ตบุ๊ก ด้านข้างเดสก์ท็อป ด้านหน้าหรือหูยึดของอุปกรณ์ในแร็ก ใช้มือถือสแกนได้ตอนตรวจนับประจำปี ในหน้างานเหมืองและโรงงานที่มีฝุ่นและความร้อน ป้ายกระดาษธรรมดาลอกออกภายในไม่กี่เดือน
วงจรชีวิต: จากซื้อจนถึงทิ้ง
- ขอซื้อและอนุมัติ: กำหนดมาตรฐานเดียวกัน (โน้ตบุ๊ก 2–3 รุ่น) ทำให้อะไหล่และ image ง่ายขึ้น
- รับเครื่อง: ลงทะเบียนและติดป้ายก่อนส่งมอบผู้ใช้ ไม่ใช่หลังจากนั้น
- ส่งมอบผู้ใช้: ให้เซ็นรับ (ในระบบหรือกระดาษ)
- ซ่อมและย้าย: ทุกครั้งที่เครื่องเปลี่ยนมือหรือเปลี่ยนสาขา ให้อัปเดต
- พนักงานลาออก: มีรายการตรวจคืนเครื่องอยู่ในขั้นตอน HR พร้อมปิดบัญชีผู้ใช้
- ปลดระวาง: ลบข้อมูลอย่างปลอดภัยหรือทำลายฮาร์ดดิสก์และบันทึกไว้ ก่อนขายหรือบริจาค
อายุใช้งานที่เราใช้วางแผน: โน้ตบุ๊ก 4–5 ปี เดสก์ท็อป 5–6 ปี เซิร์ฟเวอร์และสวิตช์ตามระยะซัพพอร์ตของผู้ผลิต แบตเตอรี่ UPS 3–5 ปีในห้องที่มีแอร์ และสั้นกว่านั้นถ้าห้องร้อน
ปลดระวางเครื่องโดยไม่ให้ข้อมูลรั่ว
การทิ้งเครื่องคือจุดที่ทะเบียนทรัพย์สินปกป้องคุณมากที่สุด และก็เป็นจุดที่ขั้นตอนถูกข้ามบ่อย ขั้นตอนสั้นๆ ที่เราแนะนำ:
- Backup และยืนยัน กับผู้ใช้ว่าไม่มีอะไรในเครื่องที่ยังต้องการ
- เอาออกจากระบบจัดการ: Intune หรือ MDM อื่น Console ของ Antivirus, Domain และไลเซนส์ที่ผูกกับเครื่อง
- ลบข้อมูลให้เหมาะกับประเภทไดรฟ์ สำหรับ SSD การลบไฟล์หรือ Format แบบเร็วไม่ได้เอาข้อมูลออกจริง ให้ใช้เครื่องมือ Secure Erase ของผู้ผลิตหรือการลบแบบเข้ารหัส (Cryptographic Erase) ถ้าไดรฟ์ถูกเข้ารหัสด้วย BitLocker หรือ FileVault ตั้งแต่วันแรก การทำลายกุญแจแล้ว Reset เครื่องก็พอสำหรับกรณีส่วนใหญ่ ไดรฟ์ที่เคยมีข้อมูลการเงินหรือบุคคล หรือลบไม่ได้ ให้ทำลายทางกายภาพ
- บันทึกไว้: วันที่ วิธี ผู้ที่ทำ และเครื่องไปไหน (ขาย บริจาค ขายซาก)
การเข้ารหัส Laptop ทุกเครื่องตั้งแต่ต้นทำให้ขั้นตอนที่ 3 เร็ว และยังปกป้องคุณเมื่อ Laptop หายในแท็กซี่
ไลเซนส์ซอฟต์แวร์
ไลเซนส์คือส่วนที่เสียเงินแบบไม่รู้ตัวมากที่สุด
- Subscription อย่าง Microsoft 365: ตรวจทุกเดือนว่าบัญชีของพนักงานที่ลาออกยังถือไลเซนส์อยู่หรือไม่ มักพบว่ามีไลเซนส์ที่จ่ายอยู่แต่ไม่มีคนใช้
- ไลเซนส์ถาวรและอุปกรณ์: firewall แอนตี้ไวรัส และซอฟต์แวร์ออกแบบ มีวันหมดอายุ subscription หรือซัพพอร์ต ใส่ไว้ในระบบเดียวกันพร้อมแจ้งเตือนล่วงหน้า 60 วัน การต่ออายุหรือสั่งจากไทยมักใช้เวลา
- ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีไลเซนส์: การตรวจ inventory อัตโนมัติจะทำให้เห็น ดีกว่าให้ผู้ผลิตมาตรวจเจอเอง
วันที่ที่พลาดแล้วเสียเงิน
ทะเบียนทรัพย์สินคุ้มค่าก็เพราะวันหมดอายุ รายการข้างล่างคือสิ่งที่เราเห็นพลาดบ่อยที่สุด:
| รายการ | เกิดอะไรขึ้นเมื่อหมดอายุ |
|---|---|
| ประกัน Laptop และ Server | การซ่อมต้องเสียเงิน และอะไหล่อาจต้องสั่งจากไทยโดยคุณจ่ายเอง |
| Subscription ความปลอดภัยของ Firewall | เครื่องยังปล่อย Traffic ผ่าน แต่ไม่ได้รับ Signature ภัยคุกคามใหม่และการกรองเว็บ |
| Support หรือไลเซนส์ Cloud ของ Switch และ Wi-Fi | ไม่มีเฟิร์มแวร์แก้ปัญหา อุปกรณ์ที่จัดการผ่าน Cloud อาจจัดการไม่ได้เลย |
| ชื่อโดเมนและใบรับรอง SSL | เว็บไซต์และอีเมลใช้ไม่ได้ มักเป็นวันหยุด |
| Antivirus หรือ EDR | เครื่องลูกข่ายไม่ได้อัปเดต โดยผู้ใช้ไม่เห็นคำเตือนอะไร |
| Support ของระบบปฏิบัติการ | ไม่มี Patch ความปลอดภัยอีก |
แถวสุดท้ายสำคัญมากตอนนี้ Windows 10 หมด Support ในเดือนตุลาคม 2025 ธุรกิจซื้อ Extended Security Updates ได้สูงสุดสามปีถึงเดือนตุลาคม 2028 และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นทุกปี ทะเบียนของคุณควรบอกได้ว่า PC Windows 10 เครื่องไหนย้ายไป Windows 11 ได้ (ต้องมี TPM 2.0 และ CPU ที่รองรับ) และเครื่องไหนต้องเปลี่ยนใหม่ เพื่อกระจายการเปลี่ยนไปในงบหลายรอบ แทนที่จะซื้อทั้งหมดในครั้งเดียว
เครื่องมือ: เริ่มจากอะไร
| ทางเลือก | เหมาะกับ | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| Spreadsheet | ต่ำกว่า 50 เครื่อง สาขาเดียว | ใช้ได้ถ้ามีผู้รับผิดชอบคนเดียว |
| Snipe-IT | เน้นทะเบียนสินทรัพย์ ยืม-คืน ป้าย QR | Open source ติดตั้งเองได้หรือใช้แบบ hosted |
| GLPI | ต้องการทั้ง inventory และ helpdesk | Open source มี agent เก็บข้อมูลฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์อัตโนมัติ |
| Microsoft Intune | องค์กรที่ใช้ Microsoft 365 อยู่แล้ว | จัดการและเก็บ inventory ของเครื่องที่ลงทะเบียนไว้ |
สำหรับองค์กร 50–300 เครื่องที่มีทีมไอทีเล็ก เรามักเริ่มด้วย Snipe-IT สำหรับทะเบียนสินทรัพย์ หรือ GLPI ถ้าต้องการ helpdesk ไปพร้อมกัน เลือกอันเดียวแล้วใช้จริง ดีกว่าสองระบบที่ข้อมูลไม่ตรงกัน
การตรวจนับครั้งแรก
ให้เวลาสองสัปดาห์ ดึงข้อมูลจากทะเบียนจัดซื้อ รายชื่อจาก admin console ของ Microsoft 365 หรือ Google และการสแกนเครือข่าย แล้วเดินนับจริงทุกห้อง ตัวเลขจากสามแหล่งนี้จะไม่ตรงกัน ความต่างนั่นแหละคือสิ่งที่คุณกำลังตามหา
ตัวอย่างที่คิดให้ดู: 120 เครื่อง สามสถานที่
สมมติมีสำนักงานใหญ่ในเวียงจันทน์และสาขาต่างแขวงสองแห่ง: Laptop และ Desktop 85 เครื่อง เครื่องพิมพ์และอุปกรณ์เครือข่าย 20 เครื่อง และ Server, NAS, UPS กับ Firewall รวม 15 เครื่อง
- ติดป้าย: ราว 5 นาทีต่อเครื่อง รวมถ่ายรูปและจด Serial Number รวมราว 10 ชั่วโมง คนเดียวสองวัน บวกเวลาเดินทางไปสาขา
- การตรวจเทียบครั้งแรก: คาดไว้ว่าจะมี 5–10% ของเครื่องที่หาไม่เจอ บันทึกผู้ใช้ผิด หรือไม่รู้ว่าเป็นของใคร เป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่เรื่องใหญ่
- ไลเซนส์: เทียบจำนวนไลเซนส์ Microsoft 365 หรือ Google Workspace ที่จ่ายกับพนักงานที่ทำงานจริง ถ้าจ่าย 85 ไลเซนส์แต่มีคนทำงาน 72 คน แปลว่ามี 13 ไลเซนส์ที่จ่ายทุกเดือนให้คนที่ไม่มีอยู่
- การดูแลหลังจากนั้น: หนึ่งถึงสองชั่วโมงต่อเดือนสำหรับผู้รับผิดชอบหนึ่งคน บวกการตรวจทุกครั้งที่มีคนเข้าใหม่ ย้าย หรือลาออก
ผลตอบแทนมักเห็นในรอบต่ออายุครั้งแรก: เรื่องหมดอายุแบบไม่รู้ตัวน้อยลง และมีแผนเปลี่ยนเครื่องที่อธิบายได้ในที่ประชุมงบประมาณ
ข้อผิดพลาดที่เราเห็นซ้ำๆ
- ลงทะเบียนแต่เครื่องที่ซื้อใหม่ เครื่องเก่าจึงไม่เคยเข้าระบบ
- บันทึกชื่อผู้ใช้แต่ไม่บันทึกสาขา พอคนนั้นย้ายก็ไม่มีใครหาเครื่องเจอ
- ถือว่าเลขป้ายทรัพย์สินกับ Serial Number เป็นอันเดียวกัน
- ไม่ลงจอภาพ Docking Station และ UPS เพราะคิดว่า "เล็ก"
- ไม่มีเจ้าของ: ทะเบียนเป็นของ "IT" ซึ่งแปลว่าไม่มีใครอัปเดต
สิ่งที่ต่างไปในลาว
- ซื้อหลายช่องทาง อุปกรณ์มาจากร้านในเวียงจันทน์ ตัวแทนจำหน่ายในไทย และงบของผู้ให้ทุนหรือโครงการ ให้บันทึกช่องทางไว้ เพราะเป็นตัวกำหนดว่าจะเคลมประกันที่ไหนและซ่อมนานเท่าไร
- อุปกรณ์โครงการ เครื่องที่ซื้อภายใต้โครงการมักมีเงื่อนไขการส่งมอบ บันทึกชื่อโครงการและวันส่งมอบไว้ในทะเบียน เพื่อไม่ให้ใครเอาไปทิ้งสิ่งที่ยังไม่ได้เป็นขององค์กร
- ชื่อสามภาษา ผู้ใช้คนเดียวกันอาจถูกพิมพ์เป็นลาว ไทย หรืออังกฤษในแต่ละระบบ เลือกรูปแบบเดียวสำหรับช่องผู้ใช้และสถานที่ ส่วนใหญ่คืออักษรละติน ไม่อย่างนั้นการค้นหาจะพลาดข้อมูล
- สาขาที่อินเทอร์เน็ตอ่อน เครื่องมือออนไลน์ที่ต้องใช้เน็ตเร็วทำให้พนักงานต่างแขวงเบื่อ การสแกนด้วยมือถือที่ทำงานแบบ Offline แล้ว Sync ทีหลัง หรืออัปโหลดง่ายๆ เดือนละครั้ง ใช้ได้ดีกว่า
ส่งรายการเครื่องที่คุณมีอยู่ (แม้จะยังไม่ครบ) มาให้เรา แล้วเราจะช่วยวางโครงสร้างข้อมูลและแนะนำเครื่องมือที่เหมาะกับขนาดองค์กร
- #it-asset-management
- #inventory
- #licensing
- #warranty
- #glpi
- #snipe-it
- #lifecycle
